Gemeinderatssitzung am 18. Januar 2021 als Video-Sitzung

1. Hintergrund

Eine Gemeinderatssitzung als Präsenz-Sitzung ist derzeit nur unter sehr strengen Hygienevoraussetzungen zulässig. Dennoch wird diese grundsätzlich einer Video-Sitzung vorgezogen. Zum Zeitpunkt des Redaktionsschlusses für die Beratungsunterlagen, drohen aber für Mitglieder des Gemeinderates Kontaktbeschränkungen, die deren Beteiligung an einer Präsenz-Sitzung am Sitzungstag in Frage stellen Daher wird nun dieses Sitzungs-Format gewählt.

Die Tagesordnung steht hier zur Verfügung. 

2. Software

Die ZOOM-App/Software kann zur Installation auf Ihren Endgeräten etwa hier herunter geladen werden. 

3. Kommunalrechtliche Aspekte

§ 37a GemO ermöglicht Gemeinderatssitzungen in Form einer Video-Konferenz. Dieses Verfahren darf bei Gegenständen einfacher Art gewählt werden; bei anderen Gegenständen darf es nur gewählt werden, wenn die Sitzung andernfalls aus schwerwiegenden Gründen nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden könnte. Schwerwiegende Gründe liegen insbesondere vor bei Naturkatastrophen, aus Gründen des Seuchenschutzes, sonstigen außergewöhnlichen Notsituationen oder wenn aus anderen Gründen eine ordnungsgemäße Durchführung ansonsten unzumutbar wäre. 

Bei öffentlichen Sitzungen nach Satz 1 muss eine zeitgleiche Übertragung von Bild und Ton in einem öffentlich zugänglichen Raum erfolgen. Dies wird der Sitzungssaal im Rathaus sein. Dort befindet sich während der Sitzung lediglich eine Person von der Gemeindeverwaltung.

Um dem Öffentlichkeitsgrundsatz Rechnung zu tragen, sieht § 37a GemO vor, dass die Videositzung in einen öffentlich zugänglichen Raum übertragen wird, der von der interessierten Öffentlichkeit aufgesucht werden kann. Dies wird der Sitzungssaal im Rathaus sein. Dort wird sich während der Sitzung ansonsten lediglich eine Person der Gemeindeverwaltung aufhalten.

Fragen in der Einwohnerfragestunde können dort direkt gestellt werden. Es ist aber auch möglich, statt dessen Fragen bis kurz vor Sitzungsbeginn schriftlich oder per E-Mail an den Bürgermeister zu senden (markus.vollmer@ortenberg.de), diese werden dann durch den Bürgermeister in der Sitzung vorgetragen.

4. Missbrauchsvorbeugung

Um einem möglichen Missbrauch durch Störer oder Saboteure entgegen treten zu können, wurden einige Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Beachten Sie daher, wenn Sie als Zuhörer der Video-Sitzung beiwohnen wollen, bitte Folgendes:

a) Die Meeting-ID und das Passwort erhalten Sie nur auf Mail-Anfrage an markus.vollmer@ortenberg.de mitgeteilt. Die Anfrage muss bis spätestens 18. Januar 2021, 18 Uhr eingegangen sein. Bitte geben Sie in der Anfrage zur internen Prüfung auch Ihren Namen und Ihre Wohnadresse an

b) Alle „Gäste“ gelangen nach der Einwahl zunächst in einen virtuellen „Warteraum“ und können nur in die Video-Sitzung "eintreten", wenn diese dazu durch den Bürgermeister als Vorsitzendem des Gemeinderates und Versammlungsleiter ("Host") freigeschaltet werden. Sie können durch den Vorsitzenden jederzeit wieder in den "Warteraum" gestellt werden. 

c) Nach Beginn der Video-Sitzung kann der Zutritt für weitere Gäste durch den Vorsitzenden geschlossen werden.

d) Alle Gäste werden beim Eintritt vom Warteraum in die Video-Sitzung vom Vorsitzenden auf stumm geschaltet und auch deren Kamera wird ausgeschaltet. 

e) Eine Fragemöglichkeit in der Einwohnerfragestunde für Video-Teilnehmer kann nicht eingeräumt werden, denn es ist z.B. nicht möglich zu prüfen, ob die Fragestellenden auch tatsächlich Einwohner oder diesen gleichgestellte Personen und damit auch frageberechtigt sind. 

Sofern Sie Fragen haben, die Sie gerne an den Gemeinderat richten wollen senden Sie diese bitte bis Montag, 18. Januar 2021, 18 Uhr und - zur internen Überprüfung - unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Wohnadresse per E-Mail an markus.vollmer@ortenberg.de. Ihre Frage wird dann in der Sitzung vorgetragen werden.

5. Datenschutz- und urheberrechtliche Hinweise:

Im Rahmen der Video-Sitzung (Video-Konferenz, Zoom-Meeting) werden möglicherweise Bildaufnahmen erstellt. Nachfolgend informieren wir Sie über die Art und Zwecke der Bildaufnahmen, über die Rechtsgrundlagen und Ihre Rechte. Mit der Teilnahme an der Video-Sitzung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Sie zu den nachfolgend genannten Zwecken fotografiert und gefilmt werden, die Fotos und Videos zwecks Auswahl und Bearbeitung gespeichert werden und Fotos oder Videos in den nachfolgend genannten Medien online veröffentlicht werden.

Die Bildaufnahmen werden zu den folgenden Zwecken verwendet: Bereitstellung der Aufnahmen für die Teilnehmer; Interne Bilddatenbank, bzw. Bildarchiv; Hinweise auf weitere und auf ähnliche Veranstaltungen; Unsere eigenen Printmedien und vergleichbaren Publikationen; Öffentliche Berichterstattung über die Veranstaltung; Öffentlichkeitsarbeit; Verwendung auf unserer Website; Veröffentlichung in sozialen Medien; Für jedermann zugängliche und nutzbare Bilddatenbank, bzw. Bildarchiv (z.B. Bilddownloadbereich mit einer Medienauswahl für Berichtszwecke); Verwendung durch Presse und Medien; Videoberichterstattung zur Veranstaltung; Vortrags- und Anschauungszwecke.

Art der Aufnahmen: Fotografien und Videoaufnahmen.

Rechtsgrundlagen der Aufnahmen: Berechtigte Interessen an der Nutzung der Aufnahmen zu den vorgenannten Zwecken gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f., 85 DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KUG.

Aufbewahrungsdauer der Bildaufnahmen: Die Bildaufnahmen werden solange aufbewahrt, wie das zu den vorgenannten Zwecken erforderlich ist. Die Bildaufnahmen können intern unbeschränkt aufbewahrt werden, z.B. zur Sicherung von urheberrechtlichen Rechtsansprüchen durch Nachweis von Originalaufnahmen und darüber hinaus aus Gründen zeitgeschichtlicher Dokumentation. Im Fall der Veröffentlichung, können die Aufnahmen solange publiziert werden, wie die jeweiligen Publikationsträger, Artikel oder Beiträge öffentlich zugänglich sind. Informationen wie Bild- oder Videoaufnahmen können im Internet weltweit zugänglich, mit Suchmaschinen gefunden und mit anderen Informationen verknüpft werden können, woraus sich unter Umständen Persönlichkeitsprofile erstellen lassen.

Hinweise auf Bildaufnahmen Dritter: Bildaufnahmen können auch von den Teilnehmern der Veranstaltung in deren eigener Verantwortung erstellt werden. Wir bitten die Teilnehmer um gegenseitige Rücksichtnahme auf ihre Persönlichkeitsrechte. Während der Veranstaltung können Medienvertreter vor Ort sein und in eigener Verantwortung Bildaufnahmen erstellen.

Verantwortlicher:

Markus Vollmer
Gemeinde Ortenberg
Dorfplatz 1
77799 Ortenberg

E-Mail-Adresse: markus.vollmer@ortenberg.de

Telefon: 0781-9 33 50

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